Procedure van de organisatie van een bijeenkomst
Ten behoeve van de ledenvergaderingen en van het contact tussen de leden worden er twee of drie bijeenkomsten per jaar georganiseerd.
De bijeenkomsten, over het algemeen op een zaterdag, worden door één van de aangesloten woongemeenschappen georganiseerd. Gestreefd wordt daarbij om in de loop van de jaren ieder lid-woongemeenschap aan de beurt te laten komen.
Deze bijeenkomsten, waar alle leden en donateurs een uitnodiging krijgen, bestaat, zover mogelijk, uit zes delen:
- De ledenvergadering
- een lunch
- de behandeling van een thema
- een rondleiding in de woongemeenschap
- een gezamenlijke maaltijd
- een gezellige avond of feest
Om kosten te besparen én informatie sneller uit te wisselen, wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van email.
Data van de bijeenkomsten
De data van de bijeenkomsten zijn voor een aantal jaren ingepland. Op de verenigings-website staan de data vermeld onder het kopje ‘Ledenbijeenkomsten’.
Locatie van de bijeenkomst
Ieder lid-woongemeenschap dat een Ledenbijeenkomst wil hosten kan zich hiervoor aanmelden bij de secretaris van het bestuur.
Thema van de bijeenkomst
Het bestuur bepaalt in overleg met de organiserende woongemeenschap het thema. Er wordt een breed thema gekozen, waarvan verwacht kan worden dat het interessant is voor (toekomstige) centraal wonen bewoners. Om ideeën op te doen en om te zien of een bepaald thema al eens de revue is gepasseerd, is op de verenigings-website een overzicht te vinden van eerdere bijeenkomsten, inclusief locatie en thema.
Een thema behandelt over het algemeen een aspect rond centraal of gemeenschappelijk wonen. Dat kan zowel de technisch-organisatorische kant zijn, als het (samen) wonen zelf. Ook de Vereniging kan onderwerp zijn. Een thema kan voortkomen uit een vorige vergadering of een vorig thema. Er kan iemand worden uitgenodigd om informatie te geven.
De voorbereiding van het thema (kiezen van cases, inleidende teksten, inleiding en begeleiding en eventuele verslaggeving) gebeurt bij voorkeur door degene die het thema heeft aangebracht in samenspraak met iemand van het bestuur.
Informatie naar de leden
Het bestuur streeft er naar om alle voor de bijeenkomst benodigde informatie in één keer naar de aangesloten woongemeenschappen en donateurs te zenden. Dus zowel de uitnodiging, als de agenda van de ledenvergadering, als de stukken voor de ledenvergadering, als de themastukken, als het dagprogramma.
Als het om organisatorische redenen niet anders kan wordt eerst de uitnodiging gestuurd en (een deel van) de rest later. In dat geval krijgen alleen degenen die zich hebben aangemeld de themastukken en het dagprogramma. De agenda en de eventuele stukken voor de vergadering krijgt elk lid.
De toe te mailen informatie voor een bijeenkomst omvat het volgende:
De uitnodiging
- datum van de bijeenkomst
- adres met routebeschrijving
- aanvangstijd
- programma van de dag
- contactpersoon woongemeenschap (naam, telefoonnummer, eMail-adres
- korte omschrijving van het thema
- bedrag voor eten en eventuele andere bijdragen
- informatie over overnachting, kinderopvang, enz.
- regels wat betreft de reiskostenvergoeding voor de ledenvergadering
- eMail-adres waar de aanmelding naar gestuurd dient te worden
- uiterste aanmeldingsdatum vermelden
Op de aanmelding dient vermeld te worden (aangeven in de uitnodigingsmail)
- aantal deelnemers
- afgevaardigd door woongemeenschap (naam) / donateur
- welke onderdelen zullen worden bijgewoond
- wel/geen lunch
- wel/geen diner, wel/niet vegetarisch
- wel/geen overnachting
- wel/geen kinderopvang (zo ja, aantal en leeftijd kinderen)
De agenda en de papieren van de ledenvergadering
Jaarverslag, begroting, teksten betreffende onderwerpen op de agenda
Themateksten
Sommige thema-onderwerpen vragen enige voorbereiding van de deelnemers. In dat geval worden er leesstukken opgestuurd, waarvan verwacht wordt dat de deelnemers ze voor de bijeenkomst hebben gelezen.
Tijdschema
10 weken Het bestuur bepaalt samen met de organiserende woongemeenschap datum en thema van de bijeenkomst en stellen samen de uitnodiging op.
7 weken Het bestuur stuurt de uitnodiging naar alle leden en donateurs.
Vanaf 7 weken Leden en donateurs melden zich aan bij de organiserende woongemeenschap.
4 weken De trekker van het thema stuurt informatie over het thema aan info@gemeenschappelijkwonen.nl
4 weken De organiserende woongemeenschap stuurt een lijst van aangemelde deelnemers en de routebeschrijving e.d. aan info@gemeenschappelijkwonen.nl
2 weken De secretaris stuurt de vergaderstukken, informatie over het thema en de routebeschrijving aan de deelnemers. Kopie gaat naar de organiserende woongemeenschap.
Vanaf 2 weken De organiserende woongemeenschap stuurt de benodigde informatie naar verlate aanmeldingen.
Praktische organisatie door de organiserende woongemeenschap
- Ledenvergadering De vergaderruimte dient groot genoeg te zijn voor ongeveer 35.Indien er onvoldoende ruimte is, geeft het bestuur dit aan op de uitnodiging en houdt de binnenkomst van de aanmeldingen bij. Zodra het maximum bereikt wordt, worden aanmeldingen op een wachtlijst geplaatst.
- Thema Eventueel diverse kleinere ruimtes om het thema in groepjes te kunnen bespreken.
- Kinderopvang Indien mogelijk en gewenst zorgen voor ruimte en begeleiding tijdens vergadering en themagedeelte.
- Maaltijd Aan de hand van de inschrijvingen bekijken wat er gekookt of besteld moet worden. De hoogte van de bijdrage bepalen.
- Rondleiding Iedereen is nieuwsgierig naar een andere woongemeenschap . Een aantal mensen uit de organiserende woongemeenschap verzorgt daarom een rondleiding, waarbij ook een aantal woningen zijn te bezichtigen.
- Avondinvulling Veel mensen, die naar de bijeenkomsten komen, willen na de maaltijd wat langer blijven. Om contacten te leggen, ervaringen uit te wisselen, om te swingen. Met de mensen die naar de bijeenkomst kwamen en met de (andere) mensen, die in de woongemeenschap wonen. Een open bar, met de mogelijkheid om muziek te draaien, een plek om te praten, een plek om te dansen. Misschien een band.
- Logies Voor mensen, die ver moeten reizen en voor degenen, die de avond tot het eind willen meemaken, is het prettig als er overnachtingsmogelijkheden zijn.
- Ontbijt Als er mensen blijven slapen, is het prettig als ze in de loop van de volgende ochtend iets kunnen eten.
- Koffie, thee en fris Bij binnenkomst, dus voor de vergadering, is het fijn als koffie en thee verkrijgbaar is. Hetzelfde geldt voor pauzes tussen de verschillende onderdelen.
- Broodjes Omdat sommige deelnemers aan de bijeenkomst al een lange reis achter de rug hebben, is het prettig als er tussen de vergadering en het thema iets kan worden gegeten.
Kosten
Binnen redelijke grenzen worden de door de woongemeenschap gemaakte organisatiekosten door de Vereniging vergoed. Voor Voor koffie, thee, fris en lunch wordt maximaal € 5,00 per persoon vergoed
Voor iets extra's, zoals een band op de avond, is er maximaal € 200,-- beschikbaar.
Presentielijst
Onder andere in verband met de stemverhouding op de ledenvergadering is er een presentielijst. Deze lijst dient bij binnenkomst of anders tijdens de ledenvergadering door de deelnemers worden ondertekend. De secretaris zorgt dat er een lijst is en ziet er op toe dat de lijst rondgaat.
De presentielijst bestaat uit: naam, woongemeenschap, eMail-adres, telefoonnummer, adres (voor toezending Gewoon Anders).